maj
30
10 kluczowych kroków, które pomogą zaplanować event idealny
Każdy event składa się z wielu elementów, które muszą zostać dopasowane w odpowiednim miejscu, czasie oraz kolejności. Organizowanie jakiegoś wydarzenia można porównać do układania klocków, które nie zawsze do siebie pasują, ale naszym zadaniem jest zbudowanie stabilnej i trwałej konstrukcji. Wiele z elementów układanki zależy głównie od rodzaju wydarzenia, które organizujesz i niestety nie jesteśmy w stanie zidentyfikować ich wszystkich. Postaramy się jednak uogólnić planowanie eventów jak najlepiej się da i podać najlepsze praktyki, które wykorzystasz przy organizacji Twojej imprezy. Mamy nadzieję, że będą stanowiły dla Ciebie punkt wyjścia do działania.
- Opracuj cele wydarzenia
Pierwszym krokiem jest wyznaczenie sobie celu – np. dlaczego w ogóle organizujesz to wydarzenie, co chcesz osiągnąć poprzez jego realizację? Jest to kluczowa zasada, konieczna dla wszystkich, którzy nie tylko chcą zaplanować event, ale doprowadzić do jego wykonania.W celu uproszczenia tego procesu, cele możesz podzielić na kategorie, co ułatwi podejście do kilku problemów naraz. Osiąganie założonych celów pomoże ich dobre zdefiniowanie, np. przy pomocy koncepcji formułowania celów SMART (jeżeli nie wiesz co ona oznacza, możesz sprawdzić tutaj). - Zorganizuj drużynę
Mawiają, że „co dwie głowy, to nie jedna” i w organizacji eventów to powiedzenie jest szczególnie ważne. Wspólne zadania są dużo łatwiejsze, zwłaszcza jeżeli są one skomplikowane i rozbudowane. Nie wahajmy się przypisywać odpowiedzialności członkom naszego zespołu czy po prostu wskazać kluczowych przewodników dla takich tematów jak:
– zarządzanie miejscem
– nagłośnienie
– rozrywka/atrakcje
– reklama
– sponsorzy
– wolontariusze.
Pamiętajmy jednak, by nakreślić kluczowe aspekty i systematycznie kontrolować ich realizację przez poszczególne osoby. - Ustal datę
Data może być już wstępnie ustawiona poprzez imprezę cykliczną, ale jeśli jest to nowe wydarzenie, pamiętaj o następujących kwestiach przed jej ustaleniem:
– daj sobie wystarczająco dużo czasu! – aby dobrze zaplanować event, w zależności od jego charakteru potrzebujemy ok. 4-6 miesięcy
– zapoznajmy się z kalendarzem dni świątecznych, tych ustawowych i religijnych
– unikaj okresów wakacji szkolnych
– sprawdź daty z kluczowymi uczestnikami/partnerami – np. prezenterami, gośćmi VIP, dostawcami itp.
Po ustaleniu daty natychmiast zarezerwuj miejsce, w którym odbędzie się impreza. Bez jej ustalenia nie można rozpocząć reklamy, dlatego zadanie to należy wykonać jak najwcześniej w okresie planowania i potem można zacząć odliczanie! - Nadaj wydarzeniu znak firmowy
Jeśli chcesz, aby Twoje wydarzenie się wyróżniało, musisz wybrać odpowiedni na ten czas, atrakcyjny motyw, który odróżni Cię od konkurencji. To bardzo ważny punkt dla Twojego klienta.
– burza mózgów w kwestii nazwy wydarzenia – gdy zastanawiasz się nad nazwą wydarzenia, najpierw sprecyzuj:
a) W jaki sposób Twoje wydarzenie różni się od innych wydarzeń w tej branży?
b) Co chcesz przekazać przez to wydarzenie?
– stwórz slogan – po wymyśleniu nazwy, spróbuj również wymyślić krótkie, zapadające w pamięć hasło opisujące wydarzenie.
– zaprojektuj logo – ostatnim krokiem jest stworzenie logo, które będzie reprezentować Twoje wydarzenie. Logo może być skutecznym narzędziem do promowania marki – umożliwiającym natychmiastowe rozpoznanie wydarzenia we wszystkich reklamach i promocjach (np. koszulki, torby itp.).
Gdy już masz nazwę, slogan i logo, użyj go we wszystkich materiałach marketingowych! Chwytliwy lub treściwy slogan może być nieoceniony w mediach społecznościowych, gdy jest używany jako #hashtag. - Utwórz plan generalny
Ten plan powinien obejmować wszystkie aspekty wydarzenia, w tym:
– zarządzanie miejscem, logistyką i gastronomią (umowy, pozwolenia, ubezpieczenia itp.)
– informacje dotyczące prelegentów / prezenterów (identyfikacja, potwierdzenie przybycia, logistyka i zarządzanie)
– zajęcia / rozrywkę
– reklamę / promocję (online i offline, np. strona internetowa i promocja online, kalendarze wydarzeń, drukowane programy, relacje z mediami, media społecznościowe itp.)
– rejestrację (rejestracja online, płatność, logowanie na miejscu itp.)
– zarządzanie sponsorami
– zarządzanie wolontariuszami.
Planując wydarzenie, należy rozważyć utworzenie jego szczegółowej osi czasu, aby wszystko działało płynnie. Uwzględnij, kiedy należy złożyć zezwolenia lub polisy ubezpieczeniowe, kiedy rejestracja się kończy, oraz oś czasu z samego dnia wydarzenia. - Określ procesy administracyjne
Innymi słowy, w jaki sposób zamierzasz monitorować poszczególne etapy planowania, rejestracji, budżetu, integracji listy kontaktów itd.? Jeżeli nie masz asystenta, który będzie za to odpowiedzialny, rozważ wykorzystanie oprogramowania, które uprości Ci te wszystkie zadania. Minimalizacja pracy technicznej daje Ci przestrzeń do kreatywności. - Zidentyfikuj i nawiąż partnerstwa i sponsorów
Czy istnieją organizacje, z którymi możesz współpracować lub znaleźć sponsorów, którzy pokryją koszty i zwiększą potencjalny udział w wydarzeniu?
Możesz rozważyć tutaj:
– poszukiwanie sponsorów korporacyjnych do sfinansowania części wydarzenia. Może to dotyczyć organizacji krajowych, które mogą chcieć sponsorować kolację, lokalnych firm, które mogą być w stanie dostarczyć towary lub usługi, takie jak kwiaty na stoły, artykuły na prezenty itp.
– partnerstwo z organizacjami społecznymi, które mogą zaoferować miejsce i/lub pomoc w zorganizowaniu lub obsadzeniu danego wydarzenia. - Utwórz plan promocji
Aby impreza była skazana na powodzenie, musi przyciągnąć gości, co bez rozgłosu nie jest możliwe. Promocja wydarzenia rozpoczyna się od pierwszego powiadomienia lub ogłoszenia na stronie internetowej, następnie budowanie relacji z mediami poprzez reklamy online oraz offline, aż w końcu zachęcenie gości do rejestracji. Żaden plan nie jest jednak kompletny bez podziękowań wszystkim uczestnikom oraz osobom zaangażowanym w event po jego zakończeniu. - Ustal budżet
Twój budżet powinien zawierać prognozy dla wszystkich kluczowych elementów określonych na Twoim głównym planie wydarzeń. Nie zapomnij uwzględnić kosztów podróży lub zakwaterowania dla prelegentów, prezenterów itp. Dostosowanie potrzeb do rzeczywistego budżetu jaki posiadasz należy do najtrudniejszych zadań. Aby temu sprostać należy najpierw pomyśleć o źródłach finansowania z zewnątrz, a następnie przypisać realistyczny koszt pozostałym elementom. - Określ proces oceny
Celem tego kroku jest odpowiedź na pytanie – czy wydarzenie mogę uznać za sukces? Aby to zrobić należy stworzyć działający system monitorowania tego sukcesu już na etapie wyznaczania celów i upewnienie się, że są one mierzalne.
Mamy nadzieję, że choć w niewielkim stopniu podpowiedziałyśmy Wam, co robić i od czego zacząć podczas planowania eventów. Jeżeli macie inne propozycje i sprawdzone sposoby na event idealny – podzielcie się nimi w komentarzach pod tekstem.
Dodaj komentarz